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Errores comunes al pedir facturas

Escrito por Asociación de Micros, Pequeñas y Medianas Empresas y Emprendedores
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Este artículo va en contra de todo lo que se ha predicado sobre pedir facturas, pedir siempre factura para todo, puede no ser tan bueno.

No todo lo que se gasta es deducible, algunos contadores definen junto con el cliente una lista de los gastos que son deducibles de acuerdo a su actividad, otros tantos (la gran mayoría) le dicen al cliente: usted pida factura por todo y yo veo qué es y qué no es deducible.

Desafortunadamente pedir facturas sin orden ni control genera desventajas:

1.- Desventajas para el contribuyente:

- Proporcionar los datos porque es la primera vez que se factura, repitiendo los datos dos o tres veces porque no se capturaron bien.

- Esperar, solo unos minutos si la persona que atiende tiene practica haciendo facturas.

- Esperar porque algo le pasó a la computadora, al sistema, a la impresora, y la factura no sale.

- Se tiene un cajón lleno de papeles que probablemente ya no servirán.

- Si se es cuidadoso, se llevará algo de tiempo poner las facturas en orden, si no, solo se meten en un sobre o en una bolsa y se mandan al contador.

- Mandar comprobantes de hace tiempo que estaban perdidos.

2.- Desventajas para el contador:

- Invertir tiempo ordenando y clasificando el paquete de facturas.

- Descubrir, después de dos horas que del total de facturas recibidas solo el 30% son deducibles.

- Descifrar facturas o tickets ilegibles porque venían maltratadas en un sobre o una bolsa y darse cuenta que no es deducible.

- Invertir más tiempo archivando esas facturas no deducibles.

- Recibir facturas de hace dos meses que para variar son no deducibles.

Tener tu propio negocio implica cumplir con las obligaciones fiscales que te correspondan. Para evitar problemas al presentar las declaraciones de impuestos mensuales o la declaración anual, es importante que se tomen en cuenta las siguientes recomendaciones y que las personas físicas se involucren más en sus finanzas, y eso incluye los impuestos.

Definiendo los gastos deducibles para las Personas Físicas:

1.- Que sean estrictamente indispensables para la actividad.

Hay tres elementos que ayudan a determinar cuándo un gasto es estrictamente indispensable:                  a) Si está relacionado con la actividad de la empresa.

  1. b) Si es necesario para alcanzar los fines de la actividad de la empresa.
  2. c) Si de no producirse puede afectar la actividad de la empresa o entorpecer su normal desarrollo.

2.- Contar con factura original expedida por el proveedor del gasto que pretendes deducir.

3.- Que la factura cuente con los requisitos fiscales correspondientes.

4.- Todos los gastos que se pretendan deducir y que el monto del mismo sea superior a $2,000.00, deberán estar pagados mediante cheque, tarjeta de crédito, débito o con transferencia bancaria.

Lo siguiente es una lista con los gastos más comunes que se pueden deducir sin importar la actividad:

  • Arrendamiento.
  • Gasolina.
  • Teléfono fijo o móvil.
  • Energía eléctrica.
  • Mensajería y paquetería.
  • Vigilancia.
  • Gastos de viaje (boletos de autobús, avión, hospedaje, alimentos, renta de autos, gasolina). Por cierto los boletitos de las casetas no son deducibles, para solicitar la factura ingresa a http://www.capufe.gob.mx y busca el apartado Facturación de comprobantes por pago de peaje en efectivo, inscríbete y sigue las instrucciones.
  • Mantenimiento del local, oficina, mobiliario, automóvil.
  • Artículos de limpieza (se recomienda separar y pagar aparte los artículos de limpieza de los comestibles, la despensa no es deducible).
  • Consumibles y accesorios para computadora.
  • Publicidad, propaganda, fotografía.
  • Capacitación para ti o tú personal (siempre y cuando tus empleados estén dados de alta en el IMSS).
  • Honorarios profesionales.
  • Papelería, copias y libros.
  • Cuotas sindicales.

Los gastos específicos de una actividad, nadie más que la propia persona para definirlos, finalmente, le corresponde al contribuyente y a al contador si ya se cuenta con uno, empezar con la lista de los gastos específicos de la actividad y llevar la gestión de su negocio al siguiente nivel.

Uno de los errores más comunes es pensar que mientras más gastos se facturen menos impuestos se van a pagar.  

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