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Qué se necesita para facturar electrónicamente

Escrito por Asociación de Micros, Pequeñas y Medianas Empresas y Emprendedores
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La factura electrónica es un comprobante fiscal digital que se genera por Internet (CFDI), y facturar hoy en día, es fundamental para el éxito de cualquier negocio.

Revisaremos paso a paso lo que se necesita para facturar electrónicamente. Antes que nada, es importante aclarar que las facturas electrónicas son comprobantes fiscales digitales y su almacenamiento es puramente digital debido a la forma en cómo se manejan.

La factura electrónica consta de dos elementos muy importantes:

1.- Representación Gráfica del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI). Este documento, que normalmente siempre viene representado por un documento con extensión .pdf, señala de manera gráfica todos los datos que una factura normal debe tener, es decir, RFC, nombre del cliente, nombre del proveedor, importes, fecha, vigencia, modo de pago, etc.

2.- Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI). No hay que confundirlo con el anterior, el anterior es sólo una representación gráfica. El CFDI es un archivo con extensión .xml, y es el que contiene el código del comprobante fiscal. Este es el archivo más importante, ya que contiene todos los datos de seguridad que la autoridad exige.

Pero para lograr obtener estos dos elementos es necesario tramitar otros dos archivos. Los dos archivos que necesitas para facturar electrónicamente son:

1.- La eFirma, también conocida como Firma Electrónica Avanzada. Este es el archivo más difícil de obtener; no por la complejidad, sino por el tiempo en que tarda en tramitarse.

2.- Solicitud de Sellos digitales

3.- Sellos digitales

Veamos qué cada uno:

1.- e.Fima o firma electrónica avanzada

Es un archivo con extensión .cer, porque es un certificado, mismo que actúa a modo de credencial, y que no puede ser usado sin otro archivo llamado .key, que es la clave que se le asigna a la FIEL. La e.Firma es el archivo con el que vas a firmar o sellar electrónicamente tus facturas fiscales, pero, para poder autorizar esa firma, necesitas una contraseña, que es el archivo .key. Tu e.Firma es indispensable para poder tramitar tus facturas digitales. La e.Firma la debes tramitar personalmente mediante cita, y requieres un dispositivo para almacenarla y si se te pierde la contraseña no hay manera de recuperarla y tendrás que volver a tramitar tu e.Firma.

2.- Solicitud de Sellos digitales

El siguiente paso para poder tramitar tus facturas digitales es obtener un archivo llamado Certificado de Sellos Digitales, para esto, es necesario que hagas el requerimiento con la aplicación Solcedi. Para realizar esta solicitud, la aplicación Solcedi te pedirá la e.Firma y la contraseña. Una vez hecho el proceso de la aplicación Solcedi, el programa te dará dos archivos, el primero es tu archivo de requerimiento .sdg y su contraseña .key.

Hasta aquí, debemos tener 4 archivos:

  1. a) Archivo e.Firma (.cer).
  2. b) Archivo de contraseña de e.Firma (.key).
  3. c) Archivo de requerimiento de sellos digitales (.sdg)
  4. d) Archivo de contraseña de requerimiento de sellos digitales (.key)

Hay que tener sumo cuidado con los archivos .KEY, ya que se pueden confundir muy fácilmente. Posteriormente, se debe enviar el archivo de requerimiento de sellos digitales al SAT, para que ellos procesen la información. Puedes enviar tu archivo en la página de Certisat. Recuerda tener a la mano tus accesos, ya sea la e.Firma o la contraseña de acceso al sistema del SAT.

Una vez que envíes tu archivo, el SAT te dará un acuse de envío, es muy importante guardarlo para cualquier aclaración a futuro.

3.- Certificado de Sello Digital

Para que el SAT tramite tu Certificado de Sello Digital, puede tardar entre unas cuentas horas y puede variar desde 3 días hábiles hasta una semana. Por lo que, mientras el SAT no te dé de alta en su base de datos, ningún PAC te permitirá elaborar facturas digitales.

Una vez que enviaste tu archivo al SAT, puedes buscar en la sección de Recuperación de Certificados, donde tendrás que ingresar tu RFC y automáticamente te desplegará los distintos certificados. El que necesitamos es el de SELLOS y a continuación lo descargamos.

Lo que a continuación recibes es el Certificado de Sellos Digitales, .cer, y su contraseña es la misma que usas para el requerimiento de sellos digitales.

Es importante apuntar las contraseñas de ambos certificados, tanto el de la e.Firma como el del Sello Digital, ya que no se pueden recuperar o cambiar, y se debe tramitar todo de nuevo.

Esto es lo que se necesita hacer para elaborar tus facturas digitales, ahora solo resta que te decidas por un PAC o a través la página web del SAT.

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